Objetivo: Combinar correspondencia entre Word y Excel
Puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de documentos, como una circular que se debe enviar a muchos clientes. Cada carta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta procede de entradas de un origen de datos.
Configurar el documento principal
Reanudar una combinación de correspondencia
Conectar el documento a un origen de datos
Elegir un archivo de datos
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
- Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una circular, el remite o el saludo.
- Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
- Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
- Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
- Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto.
Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
Haga clic en Cartas.
También puede usar la combinación de correspondencia para crear:
Un catálogo o directorio El mismo tipo de información, como el nombre y una descripción, se muestran para cada elemento, pero el nombre y la descripción de cada elemento son únicos. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Un conjunto de sobres El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única en cada uno de ellos.
Un conjunto de etiquetas postales Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección en cada etiqueta son únicos.
Un conjunto de mensajes de correo El contenido básico es el mismo en todos los mensajes, pero cada mensaje llega a un destinatario concreto y contiene información específica para dicho destinatario, como su nombre o cualquier otra información.
Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.
Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento.
Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.
Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic enSí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos.
Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados
- Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
IMPORTANTE Si usa una lista existente, asegúrese de que contiene la información que desee usar, incluidas todas las columnas y las filas. Puede hacer algunos cambios durante la combinación, pero no puede abrir el origen de datos por separado. El proceso de combinación es más sencillo si el origen de datos está listo antes de conectarse a él.
En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.
Siga uno de estos pasos:
Usar los contactos de Outlook Si desea usar la lista de contactos en Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Usar un archivo de origen de datos existente Si tiene una hoja de cálculo de Microsoft Excel, una base de datos de Microsoft Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos.
Para Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de cálculo o rango con nombre de un libro. Para Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta que se define en la base de datos.
Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o seleccioneTodos los archivos en el cuadro Tipo de archivo. En una combinación de correspondencia se pueden usar los siguientes tipos de archivos de datos:
Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de nivel único para los que tenga instalado un proveedor OLE DB o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.
EJERCICIO:
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Si quieres aprender más sobre las correspondencias mira el siguiente video:
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